Invoicing Tools für Grafiker/Kreative

Timetracking, Projektmanagement, Invoicing

Rechnungsstellung und Projektmanagement sind zunächst zwei verschiedene paar Schuhe — und dennoch merkt man beim »Invoicing« schnell den Vorteil guten Projektmanagements. Gerade wenn man viele Kostenvoranschläge und Rechnungen stellt — vielleicht zwecks Freiberuflichkeit und Künstlersozialkasse auf detaillierte Positionen rückgreifen muss — kommt man um eine native Lösung nicht herum. Nun kenne ich mehrere Agenturen, die ohne auskommen, kenne jedoch auch den erheblichen Mehraufwand und nicht zuletzt die fehlende Kontrolle über die Zeiten… Die Frage bleibt, welche Lösung ist die sinnvollste? Im WorldWideWeb gibt es eine Vielfalt an Programmen, die von Hilfestellung bis Komplettlösung die korrekte und schnelle Abwicklung ermöglichen wollen. Problem ist meist entweder die fehlende Deutschsprachigkeit oder die starre Administration. Gemeinsam mit vortrieb habe ich in den letzten Monaten diverse Invoicing-Programme getestet und die jeweiligen Vor- und Nachteile extrahieren können. Diese Zusammenstellung hat nicht den Anspruch absoluter Korrekt- und Komplettheit — ist vielmehr eine persönliche Gegenüberstellung:

Kostenvoranschlag- und Rechnungserstellung (Invoicing)

Bei Programmen, die mich bei der Rechnungsstellung unterstützen wollen lege ich besonders wert auf »grafische Anpassbarkeit« und »flexible Handhabung«. Mehr als wichtig ist mir gleichsam die native Einbindung in mein Betriebssystem OSX; genauer: die intuitive Oberfläche, die Verknüpfung mit iCal, Mail und Adressbuch.

• Revolver Vor etwa einem Jahr habe ich »Revolver« (V6) bei meiner Bremer Arbeitsstelle intensiv kennenlernen können. Die ca. 300EUR/Arbeitsplatz sind für mittlere Agenturgrößen sicher nicht schlecht investiert. Der Support ist schnell, auf deutsch und meist mehr als kooperativ. Meiner Erfahrung nach ist das Programm so ziemlich zu allem fähig was man möchte, vor allem die Rechtevergabe ist ausgereift. Problematisch empfand ich die Stabilität der Datenbank (was angeblich besser geworden ist) und die Starrheit die durch die Komplexität verursacht wird.
• Billings Billings (V. 3) habe ich nur kurzzeitig verwendet. Wundervoll ist die native Anbindung an OSX, die es Menschen mit Apple-Rechnern sehr einfach macht, sich zurechtzufinden. Das integrierte Timetracking funktioniert einfach und schnell. Der deutliche Nachteil ist die Template-Erstellung. Die etwas inflexible Art — vor allem bei mehrseitigen Dokumenten mit unterschiedlichen Erst- und Zweitbögen — und die rein Englische Sprache ist anstrengend. Englisch ist generell kein Problem, zu Schwierigkeiten führt das erst, wenn bei der Dokumentanlage zunächst alle Begriffe manuell übersetzt werden müssen. Für mich ein Ausschlusskriterium.
• GrandTotal Wie bei Billings merkt man direkt beim Öffnen die native Integration GrandTotals in OSX. Die Schaltflächen und die Struktur sind eine Mischung aus Revolver und Billings — man könnte soweit gehen zu sagen: hier wurden die Vorteile extrahiert und die Nachteile abgespeckt. Das Programm ist übersichtlich, die Funktionen für einen Einzelplatz definitiv ausreichend. Unschön ist, dass es keine direkte Möglichkeit gibt Timetracking für die einzelnen Positionen anzulegen. Das ebenfalls vom Hersteller zu beziehende TimeLog ist ein aufgeblasenes Tool, das weder intuitiv zu bedienen ist — noch direkt mit GrandTotal interagiert. Zeiten müssen eher importiert denn integriert werden.
• Troi Troi ist von der von mir bewunderten Münchner Agentur Martin et Karczinski aus dem Agenturalltag extrahiert worden. Die Idee: eine webbasierende und komplette Lösung zu schaffen. Die Vorteile liegen auf der Hand: von überall zugriffsbereit und unglaublich flexibel. Der Hauptgrund wieso das System für kleine Agenturen und Einzelkämpfer nicht in Frage kommt ist der Preis: ca 1000EUR/Arbeitsplatz. Der Support ist auch hier elegant und vollintegriert.

Mein Fazit: ich habe mich für GrandTotal entschieden. Das Template war aus einem Briefbogen innerhalb von Mitnuten zusammengestellt.

Timetracking

Als ergänzende Timetracking-Funktion nutze ich das rudimentäre aber stark automatisierte Minco (ca. 10$) — kennenlernen konnte ich auch 37signals basecamp-Erweiterung mit Timetracking, wobei es sich hier eher um eine zusätzliche Funktion handelt, manuell Zeiten nachzutragen. Das bereits oben genannte Tool TimeLog4 ist zwar unglaublich mächtig — aber genauso kompliziert. Es gibt dutzende weitere Tools, die sich ständig erweitern und ergänzen, eine recht komplette Liste gibt’s hier bei iusethis.com